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Le stampanti aziendali sembrano bloccarsi sempre nei momenti peggiori. Scopri le vere cause dei malfunzionamenti e le soluzioni pratiche per evitare perdite di tempo e produttività.

Non c’è niente di più democraticamente irritante in un ufficio di una stampante multifunzione che decide di non stampare proprio quando serve. Non importa il marchio, il modello, il prezzo o il numero di funzionalità: quando c’è da consegnare un documento urgente, la stampante va in sciopero. La cosa buffa è che nessuno ci pensa mai prima. Sta lì, silenziosa, in un angolo, apparentemente inoffensiva. Poi arriva il momento decisivo – una scadenza, una riunione, una firma da apporre su carta – e all’improvviso compare quel messaggio assurdo: “Errore sconosciuto. Contattare l’amministratore”. E ovviamente, l’amministratore non esiste.

La verità è che le stampanti aziendali, soprattutto quelle multifunzione, non sono solo periferiche: sono sistemi veri e propri, con una logica interna, una rete da rispettare, dei driver aggiornati, dei permessi ben definiti. Eppure, vengono trattate come tostapane. “L’ho accesa, non stampa, sarà rotta”. Ma no, non è rotta. È solo configurata male, trascurata, incasinata da mille mani diverse che hanno provato a farla andare nel tempo, ognuno a modo suo. Driver duplicati, porte sbagliate, spooler impazziti, utenti che hanno fatto “aggiungi stampante” cinque volte pensando che prima o poi avrebbe funzionato.

Ci è capitato più volte di intervenire in uffici dove le stampanti erano diventate un meme interno. Nessuno le usava, tutti stampavano da casa o mandavano i file via mail all’unico PC che riusciva (per miracolo) a comunicare con il dispositivo. E ogni volta si scopre la stessa cosa: nessuno ha mai aggiornato un driver, nessuno ha mai pulito i rulli, nessuno ha mai controllato la coda di stampa sul server. In pratica, ci si affida al caso e alla speranza. E ovviamente, quando il toner finisce, nessuno ha mai ordinato quello nuovo.

Un altro classico sono le stampanti in rete. Teoricamente dovrebbero funzionare con qualsiasi PC collegato, ma nella pratica dipendono da indirizzi IP fissi che nessuno ha assegnato, firewall interni che bloccano le porte di comunicazione, o server di stampa che non sono nemmeno configurati. E quindi via con le soluzioni fantasiose: chi si collega via USB al volo, chi salva su chiavetta e stampa da un altro computer, chi rinuncia direttamente.

Il punto è che una stampante, per funzionare bene in azienda, va gestita come un dispositivo di rete, non come un gadget domestico. Va integrata, monitorata, collegata in modo stabile e configurata con criterio. Va anche mantenuta: le multifunzione moderne hanno un’interfaccia web, un pannello di controllo, log di sistema che raccontano vita, morte e miracoli. Ma nessuno li guarda, perché tanto “basta che stampi”.

Il problema è proprio questo: finché stampa, tutti felici. Ma quando smette, parte la raffica di colpe. “È il cavo!”, “è il tecnico!”, “è Windows!”, “è la rete!”. E in mezzo a tutto questo, nessuno si prende mezz’ora per capire se quel modello va aggiornato, se supporta il sistema operativo usato, se ci sono driver universali più stabili, o se è il caso di sostituire un rullo che ha fatto mezzo milione di pagine.

Stampanti e multifunzione in azienda sono spesso vittime del “funziona finché non si rompe”. Ma quando si rompe, blocca preventivi, blocca ordini, blocca documenti. Non è un problema “secondario”: è un collo di bottiglia ignorato che manda tutto in tilt nel momento peggiore. E ogni volta che arriviamo, la frase è sempre la stessa: “Se solo avessimo sistemato questa cosa prima…